Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für das Buchungsportal Stand: September 2026 · Version 3.0 1. Verantwortliche Stelle Laura Buchart Pilatesroom Laura Wick Karolingerstraße 10 86738 Deiningen Deutschland Telefon: 0171 3025137 E-Mail: info@pilatesroom-laurawick.de 2. Gegenstand des Buchungsportals Das Buchungsportal unter https://booking.pilatesroom-laurawick.de dient insbesondere der Registrierung und Verwaltung von Kundenkonten, der Organisation und Buchung von Pilateskursen, der Verwaltung von Kurskarten und Trainingsvereinbarungen, der Bestellung auf Rechnung, der Bereitstellung und Verwaltung von Rechnungen sowie der Freischaltung gebuchter Onlinevideos. 3. Verarbeitete personenbezogene Daten Je nach Nutzung werden insbesondere Vor- und Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Rechnungsanschrift, Kontostatus, Kursbuchungen und Stornierungen, Wartelistenpositionen, Kurskarten und Guthabenbewegungen, Bestellungen, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Freischaltungen für Onlinevideos, Einwilligungs- und Kenntnisnahmeprotokolle sowie technisch erforderliche Login-, Sitzungs- und Sicherheitsdaten verarbeitet. Im Zusammenhang mit der Trainingsvereinbarung und dem Anamnesebogen können zusätzlich Angaben zum Gesundheitszustand sowie eine elektronische Unterschrift oder eine hochgeladene unterschriebene Vereinbarungsdatei verarbeitet werden. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. 4. Zwecke und Rechtsgrundlagen Die Verarbeitung von Stammdaten, Kundenkonto-, Buchungs-, Bestell- und Rechnungsdaten erfolgt, soweit sie für die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Daten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten gespeichert werden müssen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Technische Sicherheits-, Missbrauchs- und Protokolldaten werden verarbeitet, soweit dies zur sicheren und zuverlässigen Bereitstellung des Portals, zur Abwehr missbräuchlicher Zugriffe und zur Fehleranalyse erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren, stabilen und nachvollziehbaren Betrieb des Buchungsportals. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. 5. Trainingsvereinbarung, Anamnesebogen und Gesundheitsdaten Die Trainingsvereinbarung und der Anamnesebogen können direkt im Kundenkonto digital ausgefüllt und elektronisch unterschrieben werden. Alternativ kann eine vorausgefüllte Fassung ausgedruckt, handschriftlich unterschrieben und anschließend als PDF oder Bilddatei hochgeladen werden. Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten. Sie werden nur verarbeitet, wenn die betroffene Person hierzu ausdrücklich eingewilligt hat. Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Angaben dienen ausschließlich der Planung und Durchführung eines möglichst individuell abgestimmten Trainings. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Eingereichte Trainingsvereinbarungen und Gesundheitsangaben sind nur für das jeweilige Kundenkonto und berechtigte Administratoren des Pilatesrooms zugänglich. Der Admin prüft die Einreichung und gibt sie frei oder lehnt sie mit einem Korrekturhinweis ab. Ohne freigegebene Trainingsvereinbarung können Präsenzkurse nicht gebucht werden. 6. Rechnungen und Zahlungen Produkte und Leistungen können auf Rechnung bestellt werden. Das Portal speichert die zur Rechnungserstellung, Zahlungszuordnung, Stornierung und gegebenenfalls Rückerstattung erforderlichen Daten. Bei der vorgesehenen Zahlung per Rechnung werden im Buchungsportal keine Kreditkarten- oder Onlinebanking-Zugangsdaten gespeichert. 7. Onlinevideos Beim Kauf eines Onlinevideos wird gespeichert, für welches Kundenkonto das Video freigeschaltet ist und für welchen Zeitraum der Zugriff zulässig ist. Der Zugriff wird bei jedem Abruf serverseitig geprüft. 8. E-Mail-Versand Das Portal versendet technisch oder vertraglich erforderliche E-Mails, zum Beispiel zur E-Mail-Bestätigung, Passwort-Wiederherstellung, zu sicherheitsrelevanten Kontoereignissen sowie – soweit erforderlich oder vom Kunden aktiviert – zu Buchungen, Stornierungen und Rechnungen. Administratoren können außerdem ausgewählte Kundengruppen über organisatorische Informationen, Kursangebote oder Änderungen informieren. Für den E-Mail-Versand wird IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, eingesetzt. Dabei werden insbesondere Empfängeradresse, Absenderadresse, Betreff, Nachrichteninhalt und technisch erforderliche Versanddaten verarbeitet. Die Übermittlung vom Buchungsportal an den SMTP-Dienst erfolgt verschlüsselt. 9. Hosting und Server-Logdaten Das Buchungsportal wird auf einem Server bei IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, betrieben. Beim Aufruf des Portals fallen technisch erforderliche Verbindungs- und Serverdaten an, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Ressource, Browser- bzw. Geräteinformationen sowie technische Fehlerdaten. IONOS verarbeitet personenbezogene Daten insoweit als Auftragsverarbeiter im Rahmen der vertraglichen Regelungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. 10. Cookies und Sitzungen Das Portal verwendet ausschließlich technisch erforderliche Sitzungs-Cookies, damit Anmeldung, Rollenwahl, Kontoverwaltung und Sicherheitsfunktionen funktionieren. Analyse-, Werbe- oder Marketing-Cookies sind in der derzeitigen Version des Buchungsportals nicht vorgesehen. 11. Empfänger personenbezogener Daten Innerhalb des Pilatesrooms erhalten nur Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, soweit dies für ihre jeweilige Aufgabe erforderlich ist. Externe Empfänger erhalten Daten nur, soweit dies zur Vertragserfüllung, zum technischen Betrieb, zum E-Mail-Versand, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Rechtsverfolgung erforderlich ist. Als technischer Dienstleister für Hosting und E-Mail-Versand wird IONOS SE eingesetzt. Soweit weitere Empfänger aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich sind, können hierzu insbesondere Steuerberatung, Finanzbehörden oder sonstige zuständige Stellen gehören. 12. Speicherdauer und Löschung Personenbezogene Daten werden nicht länger gespeichert, als dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungs- bzw. Nachweispflichten bestehen. • Kundenkonto- und Stammdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Kundenkontos und der laufenden Vertragsbeziehung gespeichert. Nach Beendigung werden Daten gelöscht, sobald sie nicht mehr für offene Verträge, Abrechnungen, gesetzliche Pflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden. • Buchungs-, Bestell- und sonstige Vertragsdaten, die zur Dokumentation möglicher Ansprüche erforderlich sind, können bis zum Ablauf der jeweils einschlägigen Verjährungsfristen gespeichert werden. Die regelmäßige zivilrechtliche Verjährungsfrist beträgt grundsätzlich drei Jahre und beginnt regelmäßig mit dem Schluss des maßgeblichen Kalenderjahres. • Rechnungen und die für ihre steuerliche Zuordnung erforderlichen Angaben werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt. Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. • Angaben aus Trainingsvereinbarung und Anamnesebogen einschließlich Gesundheitsdaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Trainingsdurchführung, eine gültige Trainingsvereinbarung oder die Dokumentation einer erteilten Einwilligung erforderlich sind. Nach Wegfall des Zwecks oder einem Widerruf der Einwilligung werden diese Daten gelöscht, soweit keine andere Rechtsgrundlage oder die notwendige Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen einer Löschung entgegensteht. • Sitzungen werden nach Ablauf ihrer technisch festgelegten Gültigkeit ungültig gemacht und bei Abmeldung bzw. sicherheitsrelevanten Kontoänderungen beendet. Kurzfristige Sicherheitsereignisse zur Abwehr von Fehlversuchen werden regelmäßig bereinigt. • Verschlüsselte Datensicherungen unterliegen einer technisch festgelegten Aufbewahrungsfrist. Bereits aus dem Produktivsystem gelöschte Daten können bis zum Ablauf der jeweiligen Backup-Aufbewahrungsfrist noch in einer verschlüsselten Sicherung enthalten sein und werden nicht für den normalen Geschäftsbetrieb zurückgespielt. 13. Datensicherheit Das Portal verwendet insbesondere HTTPS, geschützte Sitzungen, rollenbasierte Zugriffe, Zwei-Faktor-Authentifizierung für Administratoren, Zugriffsbeschränkungen auf private Dateien und Verschlüsselung für besonders schutzbedürftige gespeicherte Daten. Trotz dieser Maßnahmen kann bei einer Datenübertragung über das Internet kein absoluter Schutz garantiert werden. 14. Rechte betroffener Personen Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, besteht das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Anfragen können an info@pilatesroom-laurawick.de gerichtet werden. 15. Beschwerderecht Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Sitz des Pilatesrooms ist insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, zuständig. 16. Automatisierte Entscheidungen Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Buchungsportal nicht statt. 17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, rechtliche Anforderungen oder eingesetzte Dienstleister ändern. Im Buchungsportal wird die jeweils aktuelle Version bereitgestellt. Bei einer für bestehende Kunden relevanten neuen Version kann vor einer weiteren Bestellung eine erneute Kenntnisnahme verlangt werden.